7 października, 2021

Dokument bez pieczątki jest nieważny? Raport „Paperless 2021” rozprawia się z mitami

77% Polaków wie, czym jest podpis elektroniczny, 70% słyszało o tożsamości cyfrowej, 65% potrafi powiedzieć, czym jest cyfrowy obieg dokumentów, a 55% umie zdefiniować zdalną weryfikację tożsamości. Z drugiej strony, co drugi z nas wierzy i powiela różnego rodzaju mity związane z rozwiązaniami cyfrowymi. 43% ankietowanych uważa, że o ważności dokumentu świadczy… pieczątka. To tylko kilka liczb z badania przeprowadzonego przez Gfk Polonia, które znajdują się w najnowszym raporcie Fundacji Digital Poland „Paperless 2021”.

„Paperless” to najbardziej kompleksowy raport poświęcony gospodarce bez papieru. W poszczególnych rozdziałach, pod Fundacja Digital Poland pod lupę wzięła najpopularniejsze rozwiązania, które stanowią trzon paperless. Są to: podpis elektroniczny, cyfrowy obieg dokumentów, tożsamość cyfrowa jako zbiór cyfrowych danych osobowych, zdalna wiarygodna weryfikacja tożsamości oraz usługi cyfrowe. W raporcie zaprezentowano nie tylko wyniki badań przeprowadzanych przez Gfk Polonia, ale także komentarze ekspertów.

Wraz z autorytetami i praktykami biznesu, Fundacja Digital Poland stara się dowiedzieć i zrozumieć, dlaczego Polacy nie wykorzystują w pełni możliwości, jak dają im cyfrowe technologie. Rozwiązania paperless są nie tylko skutecznym remedium na biurokrację, uznawaną przez większość z nas za ważny, strategiczny problem Polski. Wspierają firmy w prowadzeniu polityki w duchu sustainability, m.in. znacząco zmniejszając ilość wykorzystywanego papieru.

W 2020 roku wiele firm i wielu Polaków osobiście doświadczyło ograniczeń. Powstała potrzeba szybkiej, powszechnej cyfryzacji, by przetrwać ten trudny okres i kontynuować działalność. Było to widać szczególnie mocno w biznesie, gdzie, choć wiele obszarów działalności w jakiejś formie było już zinformatyzowanych, to brakowało łącznika między nimi. Jednym z najprostszych rozwiązań było wykorzystanie już szeroko dostępnych na rynku różnych form elektronicznego obiegu dokumentów – tłumaczy Piotr Ciski, prezes zarządu Symfonii i jeden z ekspertów raportu „Paperless 2021”.

Wykres 1: Najważniejsze fakty i mity

Nikt nie ma wątpliwości, że wybuch pandemii COVID-19 mocno przyspieszył procesy cyfryzacyjne zachodzące w polskich przedsiębiorstwach. – Przeprowadzone analizy szacujące zmniejszenie śladu węglowego przedsiębiorstw z tytułu ograniczenia ilości zużytego papieru pokazują, że zastosowanie nowoczesnych technologii w działalności operacyjnej wpisuje się w działania zmierzające do przejścia na gospodarkę niskoemisyjną. Systematyczna digitalizacja kolejnych procesów oznacza zatem dla firmy nie tylko oszczędności finansowe, lecz również przyczynia się do pozytywnej oceny działalności przedsiębiorstwa w obszarze ESG – podkreśla Iwona Galbierz-Sztrauch, partner w dziale usług doradczych dla sektora finansowego KPMG.

Istotną częścią raportu jest rozdział dotyczący mitów, które wciąż determinują nasze rozumienie i chęć korzystania z rozwiązań cyfrowych. Rozdział ten przygotowano we współpracy z prawnikami kancelarii Baker&McKenzie. Eksperci wybrali i obalili osiem najpopularniejszych i najgroźniejszych z nich. To właśnie one są jednym z głównych hamulcowych, jeśli chodzi o popularyzację rozwiązań paperless. Dla 43% badanych dokument bez pieczątki jest nieważny, a 1/3 ankietowanych twierdzi, że podpis elektroniczny nie ma takiej mocy, jak ten złożony na papierze.

Badanie przynosi nadzieję na postępującą zmianę mentalności. Użytkownicy cyfrowych usług są coraz bardziej świadomi, jak ważne są ich dane osobowe. Zaczynają wymagać, by były odpowiednio chronione, a jednocześnie nie godzą się na wykorzystywanie ich do śledzenia swojej aktywności w sieci – mówi Bartosz Barwikowski z LogPass.

Wykres 2: Popularne fakty i mity

Dzięki temu badaniu wyraźnie widać, że chociaż ludzie udostępniali dane osobowe w internecie, robili to bez jasnego poglądu na to, czym jest cyfrowa tożsamość – dodaje Bertrand Bouteloup, zastępca dyrketora generalnego w ARIADNEXT.

 

Globalne wyzwanie epidemiczne przyspieszyło transformację cyfrową w kluczowych obszarach działania większości firm. – Wymaga to położenia większego nacisku na zdolność pracy zdalnej i hybrydowej. W tym kontekście możliwość cyfrowego potwierdzania tożsamości i składania oświadczeń woli staje się kluczową kompetencją organizacji. W połączeniu z presją na redukcję zużycia zasobów naturalnych i zmniejszenie emisji CO2 konieczne staje się przeprojektowanie procesów biznesowych, eliminacja papieru i logistyki z nim związanej – podkreśla Jacek Dudzik, prezes zarządu Infinite.
Raport „Paperless 2021” został przygotowany wspólnie z czterema partnerami: ARIADNEXT, Infinite, Logpass oraz Symfonia, firmami, które dostarczają na rynek rozwiązania cyfrowe. Można go pobrać w formie (jakżeby inaczej!) elektronicznej ze strony Fundacji Digital Poland.

 

Zapis video z wydarzenia podczas którego zadebiutował raport Paperless 2021

 

 

O badaniu

Badanie zostało przeprowadzone przez GfK Polonia metodą online (CAWI) na reprezentatywnej próbie 1000 aktywnych zawodowo Polaków w wieku 18 – 64 lat. Badanie przeprowadzono w dniach 15-21.07.2021 r.

O fundacji Digital Poland

Fundacja Digital Poland została powołana w celu integracji firm i społeczeństwa. Zajmuje się propagowaniem wiedzy dotyczącej roli innowacji i cyfryzacji w rozwoju gospodarczym kraju. Skupia firmy i organizacje z różnych branż, zachęcając je do współpracy nad konkretnymi projektami. Misją Fundacji jest pozycjonowanie Polski jako wiodącego ośrodka innowacji cyfrowych na świecie. Promując międzynarodową i międzybranżową inicjatywę, łącząc siły, tematy i tworząc sieć kontaktów i relacji mobilizuje firmy do przechodzenia transformacji z offline do online. Fundacja Digital Poland zaprasza do współpracy wszystkich, którzy są zainteresowani realizowaniem innowacyjnych projektów, które unowocześnią polską gospodarkę.